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一、秘书部门的基本功能
什么是功能，什么又是职能？这是常易被混为一谈的问题。这里讲的功能，是指事物(具体讲是指系统、机构)主体所具有的能力和作用的总和，它是由这一事物(系统、机构)内在的索质及其结构组成所决定的。简言之，功能是某一事物(系统、机构)所能发挥的效能与作用。例如政府的基本功能是保卫国家与管理(建设)国家。或者说政府的行政功能主要有:保卫功能、管理功能、服务功能等。当其一个组织机构建立、出现的时候，它的功能基本上也就确定了，一般是不以人们的主观意愿随意变化的。好比秘书部门通常不是行政执行部门，如果领导人硬要把它当作行政执行部门去使用，那就必须改变它的内在组成状况与改变它的内部结构才行，而经过这样改造后的机构，实质上成为行使政府职权的机构，已经不再是原来意义上的秘书机构了。
职能与功能既有联系，又有区别。职能通常指领导、上级根据其需要与某一机构的功能，而要求、交付给这一机构的职责任务。功能与职能都含有我们通常所说的作用的意思。但功能含有先天的客观性，人们不能任意夸大某一种机构的功能，例如说秘书部门具有行政管理的功能，就不准确；职能则含有外在的领导赋予性，上级可以赋予下级某些职能，不过最多不能超过上级本身的职能权限，职能的概念比功能小，不能超越功能的范围，比如要求秘书部门发挥保卫祖国的职能，显然也是不准确的。
(一)秘书部门的基本功能是服务与辅助
l。秘书部门的基本功能是服务，这是1985年以来历届全国秘书长座谈会精神都指明了的。从历史上也可以看出，自古领导人设置秘书部门，就是因为领导人的事务日繁、政务日重，必须要有一个或大或小的机构，—批或多或少的秘书为之服务，为之分担一部分辅助性的、事务性的工作，才能进行其领导任务。党中央多次强调的秘书部门三服务——为领导服务，为各部门服务，为人民群众服务的根本指导思想，也是从秘书部门的功能出发，并反映了这一功能的。
人们通常说秘书职业是服务性职业，秘书部门是服务性部门，秘书是服务人员，就是从其功能的角度讲的。
2。秘书部门的职业性功能是辅助领导的辅助功能。也就是通常所说的助手作用的意思。前面已讲到的，秘书部门的基本功能是服务，这是不错的。然而，服务—词是一个广泛社会化的词语，使用范围极其广阔。可以说几乎没有什么行业与服务无关的。小平同志说领导就是服务。我们说教师为学生服务，医生为病人服务，炊事员为吃饭的人服务，社会上所有的职业部是直接间接为他人服务，为人民服务的。但各行各业又都有其不同的、独有的服务特点，教师通过教书育人为人民服务，医生通过治病救人为人民服务，炊事员通过做好饭菜为人民服务。秘书部门则是通过做好领导的助手，辅助领导来体现为人民服务的。因此，也可以直接说，秘书部门的功能是辅助领导的辅助功能，秘书是对领导起一种助手作用的辅助性的服务人员，秘书部门应当发挥辅助领导进行领导工作的功能。由于助手作用仍然含义较广，许多其他部门也是领导人的助手部门，其他许多工作人员也是领导人的助手，xx总书记在1990年全国秘书长座谈会上，称秘书部门为领导的左右手，这就较之笼统地谈助手更明确了。领导的助手很多，而左右手部门则只此一家。
左右手是形象化的语言，它说明的有两点含义:一是秘书部门处于领导核心的左右，具有近身的特点，也有人称之为围核性，这种位置可说是秘书部门所独有的位置，人们说秘书部门居于领导机关的枢纽地位、是领导同外部接触的桥梁等，都含有类似的意思。二是指它的重要性，领导人如无左膀右臂辅助，就会耳目不灵，事务缠身，可以说连一个通知也发不出去，一个电话也接不进来。显然就不能正确决策与贯彻决策。
(二)秘书部门辅助功能的两大方面
秘书部门辅助功能有两大方面，其一是发挥事务助手作用；其二是发挥智力助手作用。
1。协助领导处理各种事务，具体说就是做好办事、办文，办会(还可以加上办信访)等工作，以达到保证领导机关与领导工作正常运转，把领导人从繁琐的日常事务中解放出来，集中精力抓全局、抓大事的目的，这叫做事务助手作用。给领导当好事务助手，是领导设置秘书部门的本来用意，事务性工作也是秘书部门天天都有、工作量最大的基础性工作，是秘书部门第—位的功能。我们设置秘书部门的分支机构，培训提高秘书人员的工作素质，都要首先考虑到这一基本功能的发挥。
办事、办文、办会这三办中当然也含有大量的智力服务内容，三办都是要用脑筋，靠智慧才能做好的。但它们毕竟是程序化了的日常工作。另外我们把办事放在办文之前，并无轻视秘书的文字工作之意，而是说办文虽系最传统意义上的秘书工作，但作为群体的现代秘书机构，最多的人员、最大的工作量还是办事。就是高级领导的机要秘书、民间的私人秘书，绝大多数时间也是在办事，只有少数专门的秀才型秘书，才以写文章为主。至于办会，是因为我国的会议具有多、大、长特点，成为领导活动和领导方法中极为为的一种，消灭会海尚属遥遥无期，必须依靠一批秘书来办会，提高会议的质量，发挥会议的效果。
2。辅助领导正确决策，起好智力助手的作用，是秘书部门辅助功能的另一方面，也是现阶段各级领导所特别强调的。大家知道，决策是领导的领导功能的集中体现，也是领导的最主要的职能之一。在我国历史上，曾经出现过大跃进、文化大革命等多次战略性的重大决策错误，给国家和人民造成巨大损失，充分说明了决策的失误是最大的失误这一真理。我们付出了许多学费，才懂得了必须实行科学决策民主决策的道理。而领导人的正确决策，离不开正确的信息支持，也就离不开秘书部门发挥智力助手作用。所谓参谋作用，就其实质来说，也是建立在信息加工基础上的智力助手作用。领导人要正确决策，必须依靠大量精确信息的支持，通俗地说就是必须依靠参谋、外脑的智力支持，否则任何再高明的领导也必然有其所不知不懂的领域。但我们必须懂得，领导人的参谋外脑，主要地并不是靠的秘书部门这一家，更不是靠的某一个秘书个人。秘书并非各种专业领域的专家，例如外贸、司法、土壤、建筑等等许多专业，一般的党政秘书大概是都不大精通的。秘书部门的人员结构，也大量配备的是办事型的秘书或偏政偏文的秘书，所以秘书部门并不可能充当领导机关的参谋部，而只是一个信息加工厂。秘书部门并非领导的信息源，而是信息与领导的中介，能够做好信息加工工作就算发挥了很大的参谋作用了。同理，秘书个人也要紧紧掌握智力辅助的界限，有的领导称秘书为他的高参，那或许是很特殊的情况，或者是个别领导人的信口开河；还有的学者写文章要求秘书做领导人的谏客，像魏征谏唐太宗李世民那样发挥参谋作用，其实魏征是专职的谏议大夫，后来是太师，是进入了领导核心的几个高级领导之一，而并非现今意义上的高级秘书或办公厅主任。有的学者要求秘书当领导的谏客，显然也是超越了秘书功能的信口开河。正确的说法只能是参谋提醒，这已经是很高的要求了。
秘书部门发挥智力助手作用，辅助领导正确决策的主要途径，是发挥信息加工的作用，所以信息工作在秘书部门工作中越来趣为重要。
二、秘书部门的基本职能
秘书部门的职能，也就是领导或上司根据领导工作的客观需要，也根据秘书部门的功能、能量的主观因素，所要求秘书部门发挥的作用与承担的职责任务。职能与功能有时是交叉一致的，比如说秘书部门具有办事(指三办)与参谋(指智力助手)的职能或功能，就比较一致并无矛盾。但职能的含义范围显然应当小于功能，而大于具体的各项任务。有的同志把职能与工作任务完成等同起来，因而得出秘书部门有办文、办会、信访、档案等等一二十种职能，则又过于繁琐具体，就事论事，缺少必要的理性上升。在改革开放中，典型的秘书部门的职能既有较大拓宽，也有缩减的地方。以下只就基本的职能作用，按其性质相近情况，分述如下:
(一)后勤保障的职能
1。后勤保障的职能，是任何领导机关秘书部门都有的基本职能之一。各种各类秘书部门，其他职能也许有时不那么强调，比如有的单位文字与文书工作可能很少，有的单位没有下属因而督促检查工作很少；但是任何一个单位只要是一个实体，有领导、有职工，有日常工作在每天运转，这种运动就要不停地消耗能源与物资，而领导与职工也同样每天要消耗大量的能量与物质，必须有后勤工作予以不断的支持。试估计一下，一个上百人的领导机构，每天消耗的物质与能量，诸如房屋设备、办公用品、车辆汽油、水电气、吃喝拉撒睡，样样得有人管。这些工作通常都属于秘书部门的工作，由秘书长统辖。例如各地市的机关事务局、行政科、交际科、房产科、维修科、总务处、伙食团，大单位的附属医院、职工俱乐部等，一般都属于大秘书工作的范围。中央领导同志在1994年底全国秘书长座谈会上，明确要求秘书部门要保证机关的日常运转，明确了后勤工作的意义。
2。后勤保障的职能，是秘书部门工作中花费人员、精力与钱财最大的一系列工作。广义的机关行政管理的内容很宽，主要的有机关(含企事业的领导机关)财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、产权管理、机关所属产业管理、职工生活管理、大单位的交通与治安管理、以及职工与家属的福利事项与文化生活的管理等等。这些工作象一颗颗的螺丝钉一样，保证了机关机器的正常运动，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，机关常需再细设分技职能机构或科室专管，如附属医院、伙食团等；财务科则通常由一位领导分工领导，秘书长协助具体管辖。
3。后勤工作是科学性很强的一系列工作，秘书部门要发挥好后勤保障的职能作用，一是要从革命分工的角度，认识后勤工作的重要、光荣的意义，教育职工牢固树立三服务的服务思想；二是要加强后勤改革，理顺关系，转换机制，提高管理水平，实行部分后勤工作的社会化，保障后勤工作的效率；三是要努力造就一支又红又专，精通科学管理，掌握现代化先进技能的后勤队伍；四是要充实后勤服务手段与必要的设备、设施。
(二)办理文书的职能
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一、秘书部门的基本功能
什么是功能，什么又是职能？这是常易被混为一谈的问题。这里讲的功能，是指事物(具体讲是指系统、机构)主体所具有的能力和作用的总和，它是由这一事物(系统、机构)内在的索质及其结构组成所决定的。简言之，功能是某一事物(系统、机构)所能发挥的效能与作用。例如政府的基本功能是保卫国家与管理(建设)国家。或者说政府的行政功能主要有:保卫功能、管理功能、服务功能等。当其一个组织机构建立、出现的时候，它的功能基本上也就确定了，一般是不以人们的主观意愿随意变化的。好比秘书部门通常不是行政执行部门，如果领导人硬要把它当作行政执行部门去使用，那就必须改变它的内在组成状况与改变它的内部结构才行，而经过这样改造后的机构，实质上成为行使政府职权的机构，已经不再是原来意义上的秘书机构了。
职能与功能既有联系，又有区别。职能通常指领导、上级根据其需要与某一机构的功能，而要求、交付给这一机构的职责任务。功能与职能都含有我们通常所说的作用的意思。但功能含有先天的客观性，人们不能任意夸大某一种机构的功能，例如说秘书部门具有行政管理的功能，就不准确；职能则含有外在的领导赋予性，上级可以赋予下级某些职能，不过最多不能超过上级本身的职能权限，职能的概念比功能小，不能超越功能的范围，比如要求秘书部门发挥保卫祖国的职能，显然也是不准确的。
(一)秘书部门的基本功能是服务与辅助
l。秘书部门的基本功能是服务，这是1985年以来历届全国秘书长座谈会精神都指明了的。从历史上也可以看出，自古领导人设置秘书部门，就是因为领导人的事务日繁、政务日重，必须要有一个或大或小的机构，—批或多或少的秘书为之服务，为之分担一部分辅助性的、事务性的工作，才能进行其领导任务。党中央多次强调的秘书部门三服务——为领导服务，为各部门服务，为人民群众服务的根本指导思想，也是从秘书部门的功能出发，并反映了这一功能的。
人们通常说秘书职业是服务性职业，秘书部门是服务性部门，秘书是服务人员，就是从其功能的角度讲的。
2。秘书部门的职业性功能是辅助领导的辅助功能。也就是通常所说的助手作用的意思。前面已讲到的，秘书部门的基本功能是服务，这是不错的。然而，服务—词是一个广泛社会化的词语，使用范围极其广阔。可以说几乎没有什么行业与服务无关的。小平同志说领导就是服务。我们说教师为学生服务，医生为病人服务，炊事员为吃饭的人服务，社会上所有的职业部是直接间接为他人服务，为人民服务的。但各行各业又都有其不同的、独有的服务特点，教师通过教书育人为人民服务，医生通过治病救人为人民服务，炊事员通过做好饭菜为人民服务。秘书部门则是通过做好领导的助手，辅助领导来体现为人民服务的。因此，也可以直接说，秘书部门的功能是辅助领导的辅助功能，秘书是对领导起一种助手作用的辅助性的服务人员，秘书部门应当发挥辅助领导进行领导工作的功能。由于助手作用仍然含义较广，许多其他部门也是领导人的助手部门，其他许多工作人员也是领导人的助手，xx总书记在1990年全国秘书长座谈会上，称秘书部门为领导的左右手，这就较之笼统地谈助手更明确了。领导的助手很多，而左右手部门则只此一家。
左右手是形象化的语言，它说明的有两点含义:一是秘书部门处于领导核心的左右，具有近身的特点，也有人称之为围核性，这种位置可说是秘书部门所独有的位置，人们说秘书部门居于领导机关的枢纽地位、是领导同外部接触的桥梁等，都含有类似的意思。二是指它的重要性，领导人如无左膀右臂辅助，就会耳目不灵，事务缠身，可以说连一个通知也发不出去，一个电话也接不进来。显然就不能正确决策与贯彻决策。
(二)秘书部门辅助功能的两大方面
秘书部门辅助功能有两大方面，其一是发挥事务助手作用；其二是发挥智力助手作用。
1。协助领导处理各种事务，具体说就是做好办事、办文，办会(还可以加上办信访)等工作，以达到保证领导机关与领导工作正常运转，把领导人从繁琐的日常事务中解放出来，集中精力抓全局、抓大事的目的，这叫做事务助手作用。给领导当好事务助手，是领导设置秘书部门的本来用意，事务性工作也是秘书部门天天都有、工作量最大的基础性工作，是秘书部门第—位的功能。我们设置秘书部门的分支机构，培训提高秘书人员的工作素质，都要首先考虑到这一基本功能的发挥。
办事、办文、办会这三办中当然也含有大量的智力服务内容，三办都是要用脑筋，靠智慧才能做好的。但它们毕竟是程序化了的日常工作。另外我们把办事放在办文之前，并无轻视秘书的文字工作之意，而是说办文虽系最传统意义上的秘书工作，但作为群体的现代秘书机构，最多的人员、最大的工作量还是办事。就是高级领导的机要秘书、民间的私人秘书，绝大多数时间也是在办事，只有少数专门的秀才型秘书，才以写文章为主。至于办会，是因为我国的会议具有多、大、长特点，成为领导活动和领导方法中极为为的一种，消灭会海尚属遥遥无期，必须依靠一批秘书来办会，提高会议的质量，发挥会议的效果。
2。辅助领导正确决策，起好智力助手的作用，是秘书部门辅助功能的另一方面，也是现阶段各级领导所特别强调的。大家知道，决策是领导的领导功能的集中体现，也是领导的最主要的职能之一。在我国历史上，曾经出现过大跃进、文化大革命等多次战略性的重大决策错误，给国家和人民造成巨大损失，充分说明了决策的失误是最大的失误这一真理。我们付出了许多学费，才懂得了必须实行科学决策民主决策的道理。而领导人的正确决策，离不开正确的信息支持，也就离不开秘书部门发挥智力助手作用。所谓参谋作用，就其实质来说，也是建立在信息加工基础上的智力助手作用。领导人要正确决策，必须依靠大量精确信息的支持，通俗地说就是必须依靠参谋、外脑的智力支持，否则任何再高明的领导也必然有其所不知不懂的领域。但我们必须懂得，领导人的参谋外脑，主要地并不是靠的秘书部门这一家，更不是靠的某一个秘书个人。秘书并非各种专业领域的专家，例如外贸、司法、土壤、建筑等等许多专业，一般的党政秘书大概是都不大精通的。秘书部门的人员结构，也大量配备的是办事型的秘书或偏政偏文的秘书，所以秘书部门并不可能充当领导机关的参谋部，而只是一个信息加工厂。秘书部门并非领导的信息源，而是信息与领导的中介，能够做好信息加工工作就算发挥了很大的参谋作用了。同理，秘书个人也要紧紧掌握智力辅助的界限，有的领导称秘书为他的高参，那或许是很特殊的情况，或者是个别领导人的信口开河；还有的学者写文章要求秘书做领导人的谏客，像魏征谏唐太宗李世民那样发挥参谋作用，其实魏征是专职的谏议大夫，后来是太师，是进入了领导核心的几个高级领导之一，而并非现今意义上的高级秘书或办公厅主任。有的学者要求秘书当领导的谏客，显然也是超越了秘书功能的信口开河。正确的说法只能是参谋提醒，这已经是很高的要求了。
秘书部门发挥智力助手作用，辅助领导正确决策的主要途径，是发挥信息加工的作用，所以信息工作在秘书部门工作中越来趣为重要。
二、秘书部门的基本职能
秘书部门的职能，也就是领导或上司根据领导工作的客观需要，也根据秘书部门的功能、能量的主观因素，所要求秘书部门发挥的作用与承担的职责任务。职能与功能有时是交叉一致的，比如说秘书部门具有办事(指三办)与参谋(指智力助手)的职能或功能，就比较一致并无矛盾。但职能的含义范围显然应当小于功能，而大于具体的各项任务。有的同志把职能与工作任务完成等同起来，因而得出秘书部门有办文、办会、信访、档案等等一二十种职能，则又过于繁琐具体，就事论事，缺少必要的理性上升。在改革开放中，典型的秘书部门的职能既有较大拓宽，也有缩减的地方。以下只就基本的职能作用，按其性质相近情况，分述如下:
(一)后勤保障的职能
1。后勤保障的职能，是任何领导机关秘书部门都有的基本职能之一。各种各类秘书部门，其他职能也许有时不那么强调，比如有的单位文字与文书工作可能很少，有的单位没有下属因而督促检查工作很少；但是任何一个单位只要是一个实体，有领导、有职工，有日常工作在每天运转，这种运动就要不停地消耗能源与物资，而领导与职工也同样每天要消耗大量的能量与物质，必须有后勤工作予以不断的支持。试估计一下，一个上百人的领导机构，每天消耗的物质与能量，诸如房屋设备、办公用品、车辆汽油、水电气、吃喝拉撒睡，样样得有人管。这些工作通常都属于秘书部门的工作，由秘书长统辖。例如各地市的机关事务局、行政科、交际科、房产科、维修科、总务处、伙食团，大单位的附属医院、职工俱乐部等，一般都属于大秘书工作的范围。中央领导同志在1994年底全国秘书长座谈会上，明确要求秘书部门要保证机关的日常运转，明确了后勤工作的意义。
2。后勤保障的职能，是秘书部门工作中花费人员、精力与钱财最大的一系列工作。广义的机关行政管理的内容很宽，主要的有机关(含企事业的领导机关)财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、产权管理、机关所属产业管理、职工生活管理、大单位的交通与治安管理、以及职工与家属的福利事项与文化生活的管理等等。这些工作象一颗颗的螺丝钉一样，保证了机关机器的正常运动，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，机关常需再细设分技职能机构或科室专管，如附属医院、伙食团等；财务科则通常由一位领导分工领导，秘书长协助具体管辖。
3。后勤工作是科学性很强的一系列工作，秘书部门要发挥好后勤保障的职能作用，一是要从革命分工的角度，认识后勤工作的重要、光荣的意义，教育职工牢固树立三服务的服务思想；二是要加强后勤改革，理顺关系，转换机制，提高管理水平，实行部分后勤工作的社会化，保障后勤工作的效率；三是要努力造就一支又红又专，精通科学管理，掌握现代化先进技能的后勤队伍；四是要充实后勤服务手段与必要的设备、设施。
(二)办理文书的职能
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