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他们什么时候会来布置、舞台放在哪里、什么时候拆除。
主题活动的位置图(1ayout)特别重要，避免拥挤在入口，餐饮部分也要画一份平面图，显示每个位置需要多少空间。以主题来设计通知、邀请函和指示牌。
最先要考虑的是会议中心厨房的位置，供菜的路线如何？在大型活动时厨房与宴会地点距离很远可能是一个重大的错误。讨论基本服务需求如咖啡点心怎么安排，大型会议在短时间要提供上千人食物，详细与会议中心代表和合约商讨论，或许你可以考虑由饭店承办外烩。
也要了解会议中心是否可供酒，有时只允许在某一时间内使用。有些会议中心主办单位还要申请临时许可证提供啤酒和酒类。
会场以外地方的餐饮:有时会议筹办人会选择会议中心或饭店以外的地方举办活动--如博物馆或市政厅。这些地方可能有他们专门的餐饮服务，如果没有，询问以前曾经办过的餐饮服务，再从他们那里获取资讯，慎选适合的餐饮服务相当重要，因为那些地方原本不用来作餐会的场地，大部分的场地没有厨房与设备，如何保持食物的温度，而且桌椅、桌巾所有东西都要运过来。在这种地方举行活动不仅费时、复杂，价格也可能较高。举办会场以外地方的活动要考虑以下需求:
1.安排交通运输(如果需要)、租车费用、活动结束后在哪里上车？
2.要带什么东西？他们是否有桌、椅、讲台、桌巾、餐具、衣架、冰箱、饮水器？电插头是否足够？
3.洗手间是否足够？位置在哪里？
4.是否有冷暖空调设备？
5.如果在户外，天气恶劣时有什么备用方案？
6.是否允许供应酒？
7.是否有足够的准备食物区？
8.是否要额外支付清洁费用？
9.通常要支付餐饮承包商和场地订金，要彼此签约，将条款内容详细阅读，最好选择一家有经验的饭店承办外烩，他们拥有全套设备与训练有素的服务人员，如此餐饮的质量才能无虑。
成本控制:餐饮成本除了食物外还包括采购、会场座位布置、服务、清洁和灯光、视听设备等，所以议价空间很小。要求提供几种不同菜单，再讨论菜单内容。如果在同时间还有其他活动，使用相同菜单是否较便宜，在茶点时间(coffeebreak)使用纸杯是否比使用瓷器便宜？
重要的是内部控制，如果报名费中包括餐饮，最好使用餐券，因为有些人并不一定参加所有活动，以餐券比较准确。如果你能确认出席人数，将会减少浪费，这是一个惯例，如果人数在某一定数目之下仍要以基本数计算，预算通常在餐饮决定前编列，询问宴会经理这样会比编列预算增加多少百分比。
很多没有经验的人做预算时忘了包含税金和小费，如果你是请大会重要人士来负责选择菜单，最好价格已包括税金和小费。
保证数量:宴会经理通常要求你在活动前48小时给予保证数量，虽然有时活动在星期一或星期二，但是要求你在周末前确定保证数量，如果需要较多时间决定名单或在现场售票，可能同意在48小时前提出保证数量，而在24小时前给最后确定数量，但是绝对不能少于24小时。惯例来说有个伸缩性，比例约3％-5％，基本上来说通常会多准备5%的分量，例如保证200人会准备210份，不要忘记加上主桌及工作人员。
他们什么时候会来布置、舞台放在哪里、什么时候拆除。
主题活动的位置图(1ayout)特别重要，避免拥挤在入口，餐饮部分也要画一份平面图，显示每个位置需要多少空间。以主题来设计通知、邀请函和指示牌。
最先要考虑的是会议中心厨房的位置，供菜的路线如何？在大型活动时厨房与宴会地点距离很远可能是一个重大的错误。讨论基本服务需求如咖啡点心怎么安排，大型会议在短时间要提供上千人食物，详细与会议中心代表和合约商讨论，或许你可以考虑由饭店承办外烩。
也要了解会议中心是否可供酒，有时只允许在某一时间内使用。有些会议中心主办单位还要申请临时许可证提供啤酒和酒类。
会场以外地方的餐饮:有时会议筹办人会选择会议中心或饭店以外的地方举办活动--如博物馆或市政厅。这些地方可能有他们专门的餐饮服务，如果没有，询问以前曾经办过的餐饮服务，再从他们那里获取资讯，慎选适合的餐饮服务相当重要，因为那些地方原本不用来作餐会的场地，大部分的场地没有厨房与设备，如何保持食物的温度，而且桌椅、桌巾所有东西都要运过来。在这种地方举行活动不仅费时、复杂，价格也可能较高。举办会场以外地方的活动要考虑以下需求:
1.安排交通运输(如果需要)、租车费用、活动结束后在哪里上车？
2.要带什么东西？他们是否有桌、椅、讲台、桌巾、餐具、衣架、冰箱、饮水器？电插头是否足够？
3.洗手间是否足够？位置在哪里？
4.是否有冷暖空调设备？
5.如果在户外，天气恶劣时有什么备用方案？
6.是否允许供应酒？
7.是否有足够的准备食物区？
8.是否要额外支付清洁费用？
9.通常要支付餐饮承包商和场地订金，要彼此签约，将条款内容详细阅读，最好选择一家有经验的饭店承办外烩，他们拥有全套设备与训练有素的服务人员，如此餐饮的质量才能无虑。
成本控制:餐饮成本除了食物外还包括采购、会场座位布置、服务、清洁和灯光、视听设备等，所以议价空间很小。要求提供几种不同菜单，再讨论菜单内容。如果在同时间还有其他活动，使用相同菜单是否较便宜，在茶点时间(coffeebreak)使用纸杯是否比使用瓷器便宜？
重要的是内部控制，如果报名费中包括餐饮，最好使用餐券，因为有些人并不一定参加所有活动，以餐券比较准确。如果你能确认出席人数，将会减少浪费，这是一个惯例，如果人数在某一定数目之下仍要以基本数计算，预算通常在餐饮决定前编列，询问宴会经理这样会比编列预算增加多少百分比。
很多没有经验的人做预算时忘了包含税金和小费，如果你是请大会重要人士来负责选择菜单，最好价格已包括税金和小费。
保证数量:宴会经理通常要求你在活动前48小时给予保证数量，虽然有时活动在星期一或星期二，但是要求你在周末前确定保证数量，如果需要较多时间决定名单或在现场售票，可能同意在48小时前提出保证数量，而在24小时前给最后确定数量，但是绝对不能少于24小时。惯例来说有个伸缩性，比例约3％-5％，基本上来说通常会多准备5%的分量，例如保证200人会准备210份，不要忘记加上主桌及工作人员。