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(5)离开日期。
11.注明订金支付。
12.注明有关取消和更改处理方法。
13.注明什么时候由谁寄发确认函。
14.注明接受或不接受电话询问和预订。
15.如果接受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。
16.填写名字、地址、电话以便寄确认函。
17.为了避免误解，如果在表格中没有注明房间类型时，最好提供住宿资料。
(1)单人房:一个人住，一张床。
(2)二人房:两个人住，一张床。
(3)双人房:两个人住，二张床。
(五)作业程序:基本上住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店与会议筹办人，所有作业程序务必尽量快速与准确。最好去拜访饭店，熟悉他们的作业程序，例如如何处理截止日以后的住房预订。
场地视察:如果决定自行处理住宿，则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解，要带领负责住宿的工作人员到饭店，由各饭店业务人员一一介绍，以便到时候回答与会者的问题。
确认:通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。
经常从会议筹办人那里听到的抱怨是为什么一段时间还没有收到确认。这时候与会者已经打长途电话到主办单位询问或者已打电话到他第一选择的饭店去查询，也可能他第一选择的饭店没分配到，与会者会接二连三打电话询问他房间分配的情形，因此回函通知或尽快确认房间可减少长途电话的催询。另外如果你能尽速处理也可以减少询问的电话，为了减少不必要的电话，最好注明在收到住宿表格后多少天内回复。
住宿报告:所谓住宿报告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要，在报告中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才提供一次住宿报告。所提供的名单可按照与会者名字、国家、单位、到达日期或地理位置排列。大会结束后，会议筹办入应会提供一份完整的各饭店住宿报告，也可要求各饭店提供他们的住宿报告相互对照，看看有多少人临时取消和no-show以及有哪些人最后才直接向完成房间预订一旦决定了使用的饭店，饭店订房表格和住宿作业单会寄给各饭店。
饭店的合约书中详细记载了价格和房间类型，为了使作业有效率，饭店给的价格要确定，而不是在某个价格范围之间。
很多饭店不熟悉主办单位住宿委员会作业方式，因此附上详细说明给饭店，这样饭店就能知道，所有订房和取消还是要转回来。取消订房可以重新分配，尽量使订房保持原来预订的。只有住宿委员会有权接受订房，如果饭店也接受订房会造成重复现象，这是会议筹办人的麻烦。
(六)住宿服务:大型国际会议参加人数高达上千人甚至于有上万人的会议，预订房间是相当耗时又耗人力的工作，在国外有住宿局(housingbureau)协助，住宿局通常在会议局下面，专门提供国外与会者住宿方面协助，由于属于政府机构，因此可提供免费服务，但不是每个国家都有住宿局。有些国家有住宿服务公司，可提供住宿服务，但要支付服务费。如果没有以上两种服务，主办单位必须自行成立住宿委员会来处理国外与会代表住宿事宜，以下分别针对这三种服务内容做说明。
住宿局:通常大型会议才会使用住宿局的服务，有些国家没有住宿局，但是也有当地观光局可提供这项服务，而这项服务也通常免费，会议局提供这项服务的前提是至少要使用某一定数量的饭店。例如，至少使用3间饭店和3000间房间。而少于这个数目建议你使用住宿卡直接由饭店负责。但是仍然有例外情况，观光局会同意负责住宿方面事项。首先你要提供下列资料:
1.过去订房数量(实际房间数与预定房间数)。
2.预期需要多少间房间。
3.抵达与离开的情形。
4.成本考虑(与会者对预算的考虑)。
5.对位置的偏好(大部分饭店与会场彼此在步行范围内)。
6.如果现在的与会者有不同于以前的偏好时，告诉观光局。
注:台湾没有住宿局，而观光局也因为人力有限，无法提供上项服务。
住宿服务公司:在国外有一些公司提供住宿服务，大部分是旅行业者，他们将机票、饭店住宿变成一个travelpecdage；但是也有一些公司专门提供住宿服务并不牵涉旅游。但是这种服务公司是要收费的。
基本服务内容:处理住宿卡(表格)、确认函、报表，有些公司可安排会后住宿，这通常不包含在订房报告，并提供人员在会议现场服务，以确定住房(check-in)与退房(check-out)顺利进行。在台湾仍由主办单位自行处理或交给会议筹办人代为与各饭店接洽。
自行成立住宿委员会:以上两种住宿服务比较适合大型国际会议，但是对中小型会议，仍然要提供国外与会者住宿服务，因此要自行成立住宿委员会。虽然如此，有些主办单位对于大型国际会议仍然自行成立住宿委员会，为何如此？有几个因素:全盘控制住宿程序，立即掌握各饭店住房情形，立即掌握免费房间数目，最重要的还是直接服务客户，如果会员中有任何问题或特别需求可以立即处理。
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(5)离开日期。
11.注明订金支付。
12.注明有关取消和更改处理方法。
13.注明什么时候由谁寄发确认函。
14.注明接受或不接受电话询问和预订。
15.如果接受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。
16.填写名字、地址、电话以便寄确认函。
17.为了避免误解，如果在表格中没有注明房间类型时，最好提供住宿资料。
(1)单人房:一个人住，一张床。
(2)二人房:两个人住，一张床。
(3)双人房:两个人住，二张床。
(五)作业程序:基本上住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店与会议筹办人，所有作业程序务必尽量快速与准确。最好去拜访饭店，熟悉他们的作业程序，例如如何处理截止日以后的住房预订。
场地视察:如果决定自行处理住宿，则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解，要带领负责住宿的工作人员到饭店，由各饭店业务人员一一介绍，以便到时候回答与会者的问题。
确认:通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。
经常从会议筹办人那里听到的抱怨是为什么一段时间还没有收到确认。这时候与会者已经打长途电话到主办单位询问或者已打电话到他第一选择的饭店去查询，也可能他第一选择的饭店没分配到，与会者会接二连三打电话询问他房间分配的情形，因此回函通知或尽快确认房间可减少长途电话的催询。另外如果你能尽速处理也可以减少询问的电话，为了减少不必要的电话，最好注明在收到住宿表格后多少天内回复。
住宿报告:所谓住宿报告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要，在报告中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才提供一次住宿报告。所提供的名单可按照与会者名字、国家、单位、到达日期或地理位置排列。大会结束后，会议筹办入应会提供一份完整的各饭店住宿报告，也可要求各饭店提供他们的住宿报告相互对照，看看有多少人临时取消和no-show以及有哪些人最后才直接向完成房间预订一旦决定了使用的饭店，饭店订房表格和住宿作业单会寄给各饭店。
饭店的合约书中详细记载了价格和房间类型，为了使作业有效率，饭店给的价格要确定，而不是在某个价格范围之间。
很多饭店不熟悉主办单位住宿委员会作业方式，因此附上详细说明给饭店，这样饭店就能知道，所有订房和取消还是要转回来。取消订房可以重新分配，尽量使订房保持原来预订的。只有住宿委员会有权接受订房，如果饭店也接受订房会造成重复现象，这是会议筹办人的麻烦。
(六)住宿服务:大型国际会议参加人数高达上千人甚至于有上万人的会议，预订房间是相当耗时又耗人力的工作，在国外有住宿局(housingbureau)协助，住宿局通常在会议局下面，专门提供国外与会者住宿方面协助，由于属于政府机构，因此可提供免费服务，但不是每个国家都有住宿局。有些国家有住宿服务公司，可提供住宿服务，但要支付服务费。如果没有以上两种服务，主办单位必须自行成立住宿委员会来处理国外与会代表住宿事宜，以下分别针对这三种服务内容做说明。
住宿局:通常大型会议才会使用住宿局的服务，有些国家没有住宿局，但是也有当地观光局可提供这项服务，而这项服务也通常免费，会议局提供这项服务的前提是至少要使用某一定数量的饭店。例如，至少使用3间饭店和3000间房间。而少于这个数目建议你使用住宿卡直接由饭店负责。但是仍然有例外情况，观光局会同意负责住宿方面事项。首先你要提供下列资料:
1.过去订房数量(实际房间数与预定房间数)。
2.预期需要多少间房间。
3.抵达与离开的情形。
4.成本考虑(与会者对预算的考虑)。
5.对位置的偏好(大部分饭店与会场彼此在步行范围内)。
6.如果现在的与会者有不同于以前的偏好时，告诉观光局。
注:台湾没有住宿局，而观光局也因为人力有限，无法提供上项服务。
住宿服务公司:在国外有一些公司提供住宿服务，大部分是旅行业者，他们将机票、饭店住宿变成一个travelpecdage；但是也有一些公司专门提供住宿服务并不牵涉旅游。但是这种服务公司是要收费的。
基本服务内容:处理住宿卡(表格)、确认函、报表，有些公司可安排会后住宿，这通常不包含在订房报告，并提供人员在会议现场服务，以确定住房(check-in)与退房(check-out)顺利进行。在台湾仍由主办单位自行处理或交给会议筹办人代为与各饭店接洽。
自行成立住宿委员会:以上两种住宿服务比较适合大型国际会议，但是对中小型会议，仍然要提供国外与会者住宿服务，因此要自行成立住宿委员会。虽然如此，有些主办单位对于大型国际会议仍然自行成立住宿委员会，为何如此？有几个因素:全盘控制住宿程序，立即掌握各饭店住房情形，立即掌握免费房间数目，最重要的还是直接服务客户，如果会员中有任何问题或特别需求可以立即处理。