会议团队接待程序 (2/2)

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p;   按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于最佳状态的房间。

    3、会议空房

    确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。

    4、会议嘉宾入住

    （1）在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切宾客入住前的准备工作；

    （2）会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表；对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态；

    （3）当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系。

    5、会议嘉宾离店

    （1）礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李；

    （2）前台收银处快速结账；

    （3）协助客人安排好车辆。

    6、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。

    三、餐饮部接待程序

    餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到:

    1、会议接待前期工作

    （1）做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递；

    （2）根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场；

    （3）由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况（会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等），发现问题立即整改，力求没有疏漏；

    （4）提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议客人预留用餐场所。

    2、会议接待中

    （1）安排优秀礼仪人员，在会议召开前40分钟到场，引领参会嘉宾；

    （2）跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项；

    （3）协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。

    3、会议结束

    （1）宴会服务人员跟进会议结帐工作；

    （2）帮助会议客人整理会议遗留物品。

    4、会议用餐及送别

    （1）引领会议客人用餐，并提供优质服务；

    （2）做好餐饮帐务的结账工作。

    5、送别

    （1）恭送会议客人，为宾客留下美好感受；

    （2）客人离店后，若遗留下贵重物品，应尽快联系交换客人。

    6、整理会议客户资料，总结会议接待得失。

    四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单，做好相应接待工作。