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经典小说网 www.jdxs.cc,公文写作知识无错无删减全文免费阅读!

    秘书是一种特定的社会角色,全美秘书协会章程对秘书人员的要求是:要象心理学家一样善于洞察别人的心灵;要象文学家一样善于驾驶文字;要象外交家一样有潇洒的风度;要有灵活运用各种办公自动化机器的能力

    社会对秘书人员有一种期望:能干、善于处事、谦虚友好等。

    作为秘书人员,对自己应有较高期望。社会心理学认为,对自己期望高的人,相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。皮克马利翁效应。

    大致说来,秘书人员应当接受才干、智能、心理、道德4种训练。换言之,一个合格的秘书人员应当具备必要的才干素养、智能素养、心理素养和职业道德。

    (一)才干素养

    做工作要尽可能做得出色,这就需要才干。秘书工作所需要的才干包括哪些?

    1、精明的办事能力

    秘书的基本职能就是办事,办事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领。要具有一定的办事能力,必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快、经验丰富为基础。

    办事能力主要体现在:

    1)理解和领会能力:就是要听得快,听得清,记得牢。为此,要有集中的注意力,灵敏的反应力,深刻的理解力,牢固的记忆力,机智的组合力和精湛的品评力。

    2)条理和驾驭能力:善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。

    3)口头表达能力:这是对秘书职业的特殊要求。会说话,这是一门学问,而且是事关办事成败的基础。什么是会说话呢?起码要做到:1口齿清楚,2达意准确,3有点说话的艺术。前两条是最基本的,第三条是进一步的要求,它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。

    类语言学认为人的口语由两部分构成:声音要素和功能性发声。声音要素包括音调、音量、音速和音质,功能性发声含哭、笑、哼、哈、叹息、其他表情等。

    提高口头语言表达能力还应研究体态语。

    4)应变能力:世界上的事物总是瞬息万变、不断发展的,人们办事的计划和预案,常常会与现实不大相符,甚至大相径庭,有时会突然变化,把原来的计划和预案完全打乱。在这种情况下,秘书人员要胸有成竹,临机不乱,迅速做出抉择,一案不行另换一案,原则不变,灵活处置。

    5)交际能力:处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问,人情练达即文章”。一个秘书如果很善于交际,见面就熟,使人很容易接近,也容易被人信赖,那么,办事的成功率就比较高。秘书的交际能力,多半是体现在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书与领导的关系是工作关系,秘书要处理好与领导的关系,关键是出色地做好为领导服务的工作。

    还有其他条件。总之,办事能力是个综合水平的体现。

    2、较强的文字表达能力

    自古以来,中国人就视文章为“经国之大业,不朽之盛事”(曹丕与吴质书)。真正写好文章,不是小事,而是关系治国安邦的大事,千古不朽的好事。文字表达能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道。人们常把秘书称为“秀才”,道理正在于此。

    写作是个痛苦的过程,常给人“难产”的感觉。

    秘书人员文字表达能力的形成和提高,有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。有一言应记取:文章得失不由天,厚积善识多实践。

    公文写作应达到的境界是:“信、达、雅”,准确、简明、流畅、有韵味,但不可掉书袋。

    3、操作能力

    随着社会现代化程度的提高,秘书人员必须适应形势发展的要求,学会掌握现代化办公手段。办公自动化(oa)是时代潮流。

    (二)智能素养

    才干决定于智能的高低、强弱,智能是才干的基础。

    增强智能,可以从5个方面着手:

    1、知识积累。主要包括:马列主义基本理论、国际政治、国内政策、历史、文化、决策科学等等。此外,工作经验、社会阅历也是知识,而且是开发智力和才干的重要知识。

    积累,意味着积少成多,意味着勤奋好学,绝不是听其自然,坐待知识进门。勤奋好学是成功的前提。我们党和国家的很多优秀**,都是勤奋好学的楷模。毛泽东、周恩来、邓小平,都曾做过秘书工作。他们的成功之道,有理想、有追求是一方面,勤奋好学是另一方面。

    知识的积累应坚持两点:一是“博而返约”,二是“真积力久”。

    2、思维训练

    人的智能高低,是由思维能力的开发程度决定的。若从认识论的角度说,人的智慧,则是社会实践的结果。因此,加强智能训练,途径之一,就是积极参加社会实践活动,加强思维训练。

    加强思维训练,从秘书工作角度看,应当加强语言能力、逻辑能力、思辨能力、认识能力、领会能力等诸种能力的训练。

    语言是表达思想、进行交际的工具,绝对离不开思维。甚至可以说,没有思维就没有语言,没有语言也表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂,越需要语言加以正确表达,词汇越丰富、语言表达能力越强,表达思维的能力就越强。一个秘书人员,既不断同**打交道,又不断同各种普通人员打交道,缺乏思维训练,语言表达能力低,就会影响智能的发挥。

    逻辑能力、思辨能力、认识能力(包括认识论、方法论等)都是思维的基本功,都是思维能力的要素。训练思维能力,就是使人能熟练地运用逻辑思维辨别、认识事物的本质和现象,能够“拨开乌云见青山”。

    领会能力(包括听力、反应反射能力)也是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会,下边汇报情况、请示工作,也要领会。秘书人员必须反应快、领会准,才能正确贯彻意图,提高办事效率。有的人说话简得无法再简,几乎只是“嘣”出几个单音节来;有的人则是口若悬河,滔滔不绝,但又说不到点子上。都要靠秘书的特殊领会能力去准确捕捉对方的思想。

    3、临机处置智能训练

    是指在一切情况下所表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机智灵活的智能。它是以知识、经济和思维力作后盾的,并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些,一要靠思维开发,二要在实际工作中学习和锻炼。秘书人员接到突发事件信息后,应当迅速做出反应、按顺序先弄清事件的性质、程度和主要数据,发生地点,报告者情况,然后确定需要解决什么问题,应报告谁,通知谁,怎么做,做到灵机泉涌,左右逢源,分秒不误,毫厘不差。

    4、记忆训练

    很强的记忆力是秘书人员必备的基本功。为了工作方便,秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就是要求... -->>

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